Ruysdi Nasution

Soal 1

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Secara umum perbedaan antara pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi bahwa pengembangan software atau aplikasi perangkat lunak merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi, sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan pengembangan total terhadap seluruh komponen yang membentuk sistem informasi yang terdiri dari komponen sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi. Berikut akan lebih dijelaskan bagaimana konsep kedua pengembangan.

Pengembangan sistem didefinisikan sebagai: adalah aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul. Untuk menghasilkan sistem informasi tersebut terdiri dari:

a. System Analysis: upaya mendapatkan gambaran bagaimana sistem bekerja dan masalah-masalah apa saja yang ada pada system.

b. System Development: langkah-langkah mengembangkan sistem informasi yang baru berdasarkan gambaran cara kerja sistem dan permasalahan yang ada

Banyak metode pengembangan sistem yang tersedia. Metode yang paling dikenal disebut juga sebagai System Development Life Cycle (SDLC) atau sering juga disebut sebagai Water Fall Method. Metode-metode lain yang dikenal antara lain: Prototyping, Application Software, End-User Development, Outsourcing, dan lain-lain. Terdapat beberapa prinsip dasar pengembangan system yaitu:

Prinsip 1: Pemilik dan Pengguna Sistem Harus terlibat dalam pengembangan.

Keterlibatan pemilik dan pengguna sistem (System Owner dan User) adalah keharusan yang mutlak untuk keberhasilan pengembangan sistem. Pengembang sistem bertanggungjawab harus menyediakan waktu yang cukup untuk partisipasi pemilik dan pengguna sistem dan meminta persetujuannya untuk setiap langkah analisis dan pengembangan system

Prinsip 2: Gunakan Pendekatan Pemecahan Masalah

Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem berbasis pendekatan bagaimana memecahkan masalah. Langkah-langkah klasik pemecahan masalah adalah sbb:

1. Pelajari dan pahami masalah (opportunity, dan/atau directive) dan konteks dari sistem.

2. Definisikan kriteria atau ukuran solusi yang sesuai

3. Identifikasi alternatif-alternatif solusi dan pilih solusi terbaik.

4. Disain dan atau implementasikan solusi.

5. Observasi dan evaluasi dampak dari solusi dan sesuaikan solusi jika diperlukan.

Prinsip 3: Tentukan tahapan pengembangan

Pentahapan akan membuat proses pengembangan menjadi aktivitas-aktivitas yang lebih kecil yang lebih mudah dikelola dan diselesaikan. Tahapan pembuatan sistem harus dilakukan dengan urutan top-to-bottom.

Prinsip 4: Tetapkan standard untuk pengembangan dan dokumentasi yang konsisten

Standard pengembangan sistem umumnya menjelaskan: aktivitas, tanggung jawab, petunjuk dan kebutuhan pendokumentasian, pemeriksaan kualitas. Kegagalan pengembangan sistem akibat tidak tersedianya standard pendokumentasian merupakan hal yang banyak dijumpai dalam proyek pengembangan sistem

Prinsip 5: Justifikasi sistem sebagai investasi

Sistem Informasi adalah sebuah investasi. Pada investasi maka terdapat dua hal yang harus diperhatikan, yaitu: Untuk setiap masalah, kemungkinan ada beberapa alternatif solusi. Setelah alternatif-alternatif teridentifikasi, pengembang sistem haus mengevaluasi fisibilitas setiap kemungkinan alternatif solusi, terutama dikaitkan dengan cost-effectiveness. Cost-effectiveness artinya semua biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan sistem harus sebanding atau lebih sedikit dibandingkan dengan manfaat yang diperoleh dari sistem. Cost-benefit analysis harus dilakukan

Prinsip 6: Jangan takut membatalkan atau merubah lingkup pekerjaan.

Keuntungan yang diperoleh dengan melakukan pentahapan pekerjaan pengembangan sistem adalah diperolehnya kesempatan untuk melakukan reevaluasi fisibilitas dari proyek pengembangan tersebut. Dalam jangka panjang membatalkan sama sekali proyek bisa lebih murah dibandingkan masalah besar pada implementasinya. Jika hal ini tidak dilakukan dapat terjadi pembengkakan biaya (cost overruns) yang sangat merugikan.

Prinsip 7: Bagi dan tundukkan

Semua sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar (disebut super-systems). Begitu pula semua sistem terdiri dari bagian-bagian yang lebih kecil (disebut subsystems). Sistem harus dibagi menjadi subsistem-subsistem yang lebih kecil untuk memudahkan menyelesaikan persoalan dan membangun sistem yang lebih. Dengan membagi persoalan besar (sistem) menjadi potongan kecil yang lebih mudah (subsstem), pengembang akan mudah menerapkan proses pemecahan masalah.

Prinsip 8: Rancang sistem untuk pertumbuhan dan perubahan

Banyak pengembang sistem yang terjebak dalam pengembangan sistem untuk memenuhi kebutuhan saat ini saja. Entropy adalah pengertian yang dipakai untuk menjelaskan bahwa sistem secara alamiah akan mengalami penurunan.  Sistem bisa menjadi usang (obsolute) dan biaya untuk mengoperasikannya menjadi sangat besar.

Pengembangan software adalah merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang mengacu pada kerangka yang digunakan untuk struktur, perencanaan, dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Pengembangan software atau dikenal juga sebagai software engineering menurut IEEE adalah aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat. Sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi (sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).

Kerangka dari metodologi pengembangan perangkat lunak terdiri dari:

a. Filosofi pengembangan software dengan pendekatan pendekatan dari proses pengembangan perangkat lunak

b. Beberapa alat, model dan metode, untuk membantu dalam proses pengembangan software.

Kerangka kerja ini sering terikat dengan sebuah organisasi, yang mengembangkan lebih lanjut, mendukung penggunaan, dan mempromosikan metodologi yang sering dipromosikan dalam dokumentasi formal. Proses pengembangan software, memiliki 3 elemen kunci yang terdiri dari:

1. Metode

Metode software engineering memberikan tehnik-tehnik bagaimana membentuk software. Metode ini terdiri dari serangkaian tugas seperti: perencanaan & estimasi proyek. Oleh karena software merupakan bagian terbesar dari sistem, maka pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database.

2. Peralatan atau tools

Peralatan pengembangan software memberikan dukungan atau semiautomasi untuk metode, contohnya:

1. CASE (Case Aided Software Engineering), yaitu suatu software yang menggabungkan software, hardware, dan database software engineering untuk menghasilkan suatu lingkungan software engineering.
2. Database Software Engineering, adalah sebuah struktur data yang berisi informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
3. Analogi dengan CASE pada hardware adalah : CAD, CAM, CAE.

3. Prosedur

Prosedur terdiri dari, urut-urutan di mana metode tersebut diterapkan, dokumen, laporan-laporan, formulir-formulir yang diperlukan, kontrol kualitas software, dan koordinasi perubahan yang terjadi pada software.

Analisis kebutuhan sistem dan software yaitu, suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interfase terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.

Pendekatan pembangunan software yang dapat digunakan:

- Prototyping

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek – aspek software tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software.

- Spiral

Model spiral (spiral model) adalah model proses software yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis. Model ini berpotensi untuk pengembangan versi pertambahan software secara cepat. Di dalam model spiral, software dikembangkan di dalam suatu deretan pertambahan. Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja, disebut juga wilayah tugas, di antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

a. Komunikasi pelanggan : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

b. Perencanaan : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber – sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

c. Analisis Risiko : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

d. Perekayasaan : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

e. Konstruksi dan peluncuran : Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang (instal) dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

f. Evaluasi pelanggan : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan.

- Water falls

Model air terjun adalah proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melalui tahap analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

• Prinsip dasar model air terjun adalah: Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan splashback diterima antara fase.
• Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran dan pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.
• Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang luas, serta melalui review dan persetujuan formal / signoff oleh pengguna dan manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase yang paling sebelum memulai tahap berikutnya.

Soal 2.

Jelaskan urgensi dari aspek maintainaibility dalam pengembangan software untuk menunjang sistem inofrmasi?

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance).

Aspek maintainability/pemeliharaan meliputi kegiatan pemoitoran, evaluasi, dan modifikasi sistem untuk membuat perbaikan yang diperlukan.  Tahap ini merupakan peninjauan pasca implementasi agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin dibangun.  Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan sistem dapt dikoreksi dalam tahap ini.  Pemeliharaan ini juga meliputi perbaikan jika ada perubahan lingkungan eksternal. Karakteristik maintanability terdiri dari sub-sub karakteristik lain seperti:

• Analyzability,

Analysability merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan.

• Changeability,

Changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software

• Stability dan Testability.

Tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.

Ada tiga alasan pentingnya pemeliharaan sistem atau system maintenance:

1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)

Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.

2. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)

Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik.

3. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)

Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan. Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun.

Soal 3

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Konversi sistem adalah adalah proses organisasional terhadap perubahan sistem informasi lama ke sistem baru. Fenomena terjadi kesalahan saat pengalihan disebabkan oleh:

1. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi, analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam. Penglaman sangat diperlukan serta permasalahan yang tejadi dan keinginan dari user haruslah dipahami dengan baik oleh pengembang sistem.
2. Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan (resistensi), khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan. Kondisi ini pada umumnya terjadi dari staff yang telah lama berkerja menggunakan sistem terdahulu.
3. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai). Kondisi ini biasanya terjadi pada staff yang sudah pada senior level. Manajemen seharusnya memberikan sosialisasi dengan jelas, karena jika tidak, dikarenakan posisi mereka yang senior, maka akan mengganggu proses pengalihan sistem.
4. Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
5. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)      Hardware, software and services acquisition

b)      Software development or modification

c)      End user training

d)      System documentation

e)      Conversion methode: pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

1. Format file tersebut
2. Isi file tersebut
3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file:

a. Konversi File Total

Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

b. Konversi File Gradual

Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih system informasi dapat dihindari:

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Soal 4

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis. Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Berikut ini adalah beberapa komponen yang mempengaruhi implementasi ERP.

a. Pihak Manajemen dan karyawan

Dukungan dari pihak manajemen merupakan faktor utama kesuksesan implementasi IT dalam perusahaan. IT harus berjalan seiring dengan proses bisnis perusahaan dan karyawan juga memegang peranan yang penting dalam keberhasilan implementasi ERP. Karyawan harus dipersiapkan untuk perubahan ‘besar’ yang akan terjadi, bila perlu karyawan diikut sertakan dalam tahap analisis proses bisnis, sehingga terbangun rasa memiliki yang kuat terhadap sistem baru. Dengan demikian, ketika implementasi benar-benar dijalankan, karyawan telah siap dan memiliki kemauan untuk belajar dan mendukung keberhasilan ERP tersebut. ERP tidak selalu identik dengan perampingan karyawan. Pemikiran ini yang dapat menyebabkan karyawan antipasti terhadap perubahan ke sistem ERP, karena merasa posisinya terancam dengan kemudahan yang ditawarkan ERP.

b. Bisnis proses

Untuk membangun sistem ERP, bisnis proses harus disusun dengan jelas dan tepat. Tanpa proses bisnis yang benar, sistem apapun yang diterapkan tidak akan mampu memperbaiki keadaan perusahaan. Dalam membangun sistem ERP, sebaiknya batasan sistem yang akan dibangun jelas, sehingga implementasi ERP tidak berkembang ke hal-hal yang tidak diperlukan.

c. Vendor

Vendor adalah perusahaan yang menyediakan paket sistem ERP yang akan diimplementasikan di perusahaan. Selain menyediakan software dan hardware, vendor juga harus memberikan pelatihan pada karyawan perusahaan yang menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan sistem IT yang baru, dan memastikan sistem yang baru ini berjalan sesuai dengan permintaan perusahaan dan sesuai dengan proses bisnisnya. Vendor yang baik memiliki respon yang cepat terhadap masalah yang dihadapi perusahaan maupun error yang terjadi pada sistem. Sebelum menentukan vendor mana yang akan digunakan, sebaiknya perusahaan benar-benar menyelidiki latar belakang dan profil dari vendor tersebut. Hal ini perlu dilakukan karena kerja sama ini biasanya dilakukan dalam jangka panjang, dan jika perusahaan salah memilih vendor, akan merugikan bagi perusahaan itu sendiri.

d. Dukungan dari tim IT

dukungan dari tim IT sangat dibutuhkan untuk memegang kendali dalam proses migrasi data, membuat report yang diperlukan perusahaan, membuat setting user permission dan training kepada user yang membutuhkan. Untuk memiliki tim Implementasi ERP yang solid, otomatis harus dibentuk dari bagaimana memotivasi tim IT supaya mau dan mulai menyenangi mengerjakan hal-hal diatas. Setelah proses motivasi itu tercapai, otomatis tim IT akan solid dan pekerjaan-pekerjaan terkait implementasi NAV akan bisa selesai dengan cepat dan benar.

Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

-     Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

-     Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

-     Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

-   Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

-   Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

-   Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

-   Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

-   Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

-   Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

-   Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.

-   Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.

-   Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

-   Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.

-   Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).

-   Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.

-   Kurangnya komunikasi antar personel.

-   Cacatnya project design dan management.

-   Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.

-   Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

-   Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.

Daftar Pustaka:

Modul Enterprise Resource Planning (ERP),

http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=19&Itemid=27

www.ti.itb.ac.id/…/MSI%203%20-%20Pengembangan%20Sistem%20Informasi.ppt

BAB I

PENDAHULUAN

Ruang lingkup bisnis yang semakin terintegrasi dengan tingkat persaingan yang cukup tinggi menuntut perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya dengan pengelolaan organisasi yang lebih efektif dan efisien. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai sasaran perusahaan. Untuk itu perusahaan berupaya fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain. Proses kegiatan ini dikenal dengan istilah “outsourcing.”

Dalam penerapannya sistem outsourcing menimbulkan pro dan kontra. Pada satu sisi keberpihakan pada sistem ini karena pertimbangan minimalisasi cost dan pertimbangan adanya penyesuaian antara strategi sistem informasi dan strategi bisnis perusahaan. Beberapa alasan lain sehingga perusahan memilih untuk melakukan outsourcing, yaitu:

• Meningkatkan fokus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain
• Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain
• Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya
• Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional
• Memperkerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya.
• Mekanisme kontrol menjadi lebih baik

Namun di sisi lain sistem outsourcing menunjukkan kekurangan seperti : pertama, kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak. Kedua, Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. Ketiga, kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource. Oleh karena adanya pro dan kontra penerapan sistem outsourcing ini kemudian menuntun penulis untuk melihat jika kemudian perusahaan memilih untuk menerapkan sistem ini bagaimana efektivitas penerapannya melalui perbandingan dengan sistem lain yaitu insourcing.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Outsourcing

Outsourcing atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non–core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing.

Beberapa ahli memberikan pemahaman tentang outsourcing antara lain menurut Beaumont dan Sohal, outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi akhir-akhir ini, sedangkan Gibson mengatakan bahwa outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang ada di luar, dab Brooks menjelaskan bahwa outsourcing merupakan upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negri dalam rangka memotong biaya. Terakhir dilihat dari pandangan Bridges dikatakan bahwa ada 3 komponen dari outsourcing : 1). IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan.

Menurut Emilia, Winarto, dan Arief adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atai jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut yaitu IT, komunikasi dan struktur organisasi. Hubungan dalam dunia Information Technology adalah menurut Lee, IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atai keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external, Chen dan Perry mengatakan IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :

1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

2.2 Landasan Hukum Tentang Outsourcing

Penerapan sistem outsourcing memiliki ketentuan hukum seperti termaktub dalam Undang-undang No.13/2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya Bab IX tentang Hubungan Kerja, yang didalamnya terdapat pasal-pasal yang terkait langsung dengan outsourcing.

Pasal 50-55 : Perjanjian Kerja;

Pasal 56-59 : Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

Beberapa ayat dalam pasal 59 antara lain:

(1) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu hanya dibuat untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu, yaitu:
1. Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya;

2. Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama dan paling lama 3 (tiga) tahun;

3. Pekerjaan yang bersifat musiman;

4. Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan.

(2) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat diadakan untuk
pekerjaan yang bersifat tetap.

(3) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu dapat diperpanjang atau
diperbaharui.

(4) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang didasarkan atas jangaka
waktu tertentu dapat diadakan untuk paling lama 2 (dua) tahun dan hanya boleh diperpanjang 1 (satu) kali untuk jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun.

Pasal 60-63 Perjanjian Kerja Waktu Tidak Terbatas (PKWT).

Pasal 64-66 : outsourcing.

Pasal 64 : Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerja kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian penyediaan jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis.

Pasal 65 : (1) Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain dilaksanakan melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis.

(2) Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a.  Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama;

b. Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan;

c. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan;

d. Tidak menghambat proses produksi secara langsung

(3) Perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus berbentuk badan hukum.
(4) Perlindungan kerja dan yarat-syarat kerja bagi pekerja/buruh pada perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) sekurang-kurangnya sama dengan perlindungan kerja dan syarat-syarat kerja pada perusahaan pemberi pekerjaan atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(5) Perubahan dan/atau penambahan syarat-syarat sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri.
(6) Hubungan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dalam perjanjian kerja secara tertulisa antara perusahaan lain dan pekerja/buruh yang dipekerjakan.
(7) Hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (6) dapat didasarkan atas perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau perjanjian kerja waktu tertentu apabila memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59.
(8) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) tidak terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan penerima pemborongan beralih menjadi hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan pemberi pekerjaan.

Pasal 66 : Penyediaan jasa pekerja./buruh untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi harus memenuhi syarat sebagai berikut : Adanya hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerj/buruh;

Pasal 1 ayat 15, “Hubungan kerja adalah hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah.”
Pekerja dari perusahaan penyedia jasa pekerja tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang atas kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi.

2.3 Konsep Insourcing.

Insourcing merupakan kebalikan dari outsourcing. Menurut Mary Amiti dan Shang-Jin Wei berdasarkan researchnya di katakan bahwa untuk di negara Amerika dan negara-negara industri lainnya perusahaan yang memakai insourcing lebih banyak daripada perusahaan yang menggunakan tenaga outsourcing, karena walaupun tenaga outsourcing berdasarkan hasil survey banyak perusahaan yang menggunakannya dan angkanya terus meningkat tetap saja masih lebih rendah di bandingkan dengan insourcing.  Ada 4 pola dasar dari insourcing :

1. Eksekutif senior menyuruh internal manager IT untuk memotong biaya. Inilah yang menjadi tekanan yang menakutkan dalam suatu perusahaan, ketika eksekutif senior menyuruh mencari cara lain untuk mengurangi biaya termasuk di dalamnya biaya IT. Eksekutif senior selalu mempertanyakan apa keuntungan yang di dapat ketika meningkatnya IT di dalam perusahaannya dan menyurh IT manager untuk mengurangi biayanya. Dan IT manager selalu mengatakan pembelaannya bahwa user selalu menolak taktik pihak IT dalam mengurangi biaya. Internal IT selalu berulangkali berusaha untuk mengurangi biaya dengan mengkonsolidasikan tiga data utama mereka, tetapi unit manager bisnis menolaknya. Karena itulah pihak IT manager mempersiapkan suatu team. Team ini mempersiapkan penawaran data yang kuat dalam cara mengurangi biaya.termasuk konsolidasi data utama. Departemen internal IT memutuskan tawaran dan mengkonsolidasi data center, menginstal automation di dalam tape library, mengatur ulang work flows, menstadarisasikan perangkat lunak, mengadakan system chargeback baru yang mengurangi permintaan user yang terlalu banyak. Tactic ini dapat mengurangi headcount sebesar 51 & dan biaya sebesar 43 %.
2. Pihak IT Manager memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan. Ada saatnya seperti dalam kasus yang ada, ketika senior management membuat suatu kontrak dengan pihak outsourcing dimana senior management menggunakan 80% biaya outsourcing IT dan menggunakan konrak jangka panjang. Tetapi karena di dukung dengan negosiasi yang buruk membuat biaya untuk IT menjadi meningkat, dan pelayanan semakin memburuk. Karena itulah pihak senior IT mengambil langkah untuk segera menghentikan kontrakdan membangun internal IT didalam perusahaannya. Dan akhirnya senior management dan para pengguna ICT setuju dan mendukung rencana senior IT tersebut. Sehingga pihak IT senior membangun suatu internal IT departemen yang dimana kegiatannya, membeli mesin yang baru, membeli paket software, memperkerjakan 40 analyst programmer dari pihak vendor outsource. Sehingga pihak pengguna senang dengan pelayanan yang ada, dan biaya IT lebih rendah daripada nilai kontrak yang pernah ada.
3. IT Manager mempertahankan insourcing. Ada saatnya ketika pihak IT Manager harus mempertahankan untuk melakukan insourcing. Kelihatan di beberapa kasus yang ada, ketika pihak direktur IS menginvestigasi pihak outsourcing saat para pengguna mengadukan ke pihak senior management mengenai adanya kekurangan layanan pada area aplikasi mereka. Pihak direktur IS mengatakan bahwa adanya permintaan para pengguna yang jauh melewati dari sumber yang ada, mengarah kepada penyimpanan aplikasi yang besar. Setelah melewati beberapa analisa, pihak direktur IS pun membuat suatu laporan yang berisikan mengapa perusahaan tersebut harus tetap menggunakan insourcing, dan menerangkan bahwa menggunakan insourcing akan jauh mengurangi biaya di bandingkan menggunakan outsourcing.
4. Eksekutif senior menegaskan nilai dari IT. Ini adalah pola dasar yang mengindentifikasi di mana insourcing tidak menghasilkan hasil yang signifinakan di mana dapat mengurangi biaya IT tetapi keputusan untuk mengambil langkah insourcing masih di pertimbangkan berhasil karena di perusahaan di berlakukan lagi dan legitimasi lebih jauh ke internal sourcing.

BAB III

PEMBAHASAN

Penerapan sistem outsourcing di Indonesia berdasarkan survei yang dilakukan menggunakan kuesioner dengan convinience sampling kepada 44 perusahaan,
Berdasarkan hasil survei diketahui bahwa 73% perusahaan menggunakan tenaga outsource dalam kegiatan operasionalnya, sedangkan sisanya yaitu 27% tidak menggunakan tenaga outsource. Dari 73%, perusahaan yang sepenuhnya menggunakan tenaga outsource merupakan jenis industri perbankan, kertas, jasa pendidikan, pengolahan karet & plastik, serta industri makanan & minuman. Sedangkan industri alat berat, mesin dan sarana transportasi (otomotif dan suku cadang) menggunakan tenaga outsource sebanyak 57.14%. Untuk industri farmasi & kimia dasar (80%), industri telekomunikasi & informasi teknologi (60%) dan industri lainnya sebanyak 50% terdiri dari industri jasa pemeliharaan pembangkit listrik, konsultan, EPC (enginering, procurement, construction), pengolahan kayu, kesehatan, percetakan & penerbitan, dan elektronik.

Jika dilihat dari status kepemilikan, diketahui bahwa BUMN, Joint Venture dan Nirlaba menggunakan 100% tenaga outsource dalam kegiatan operasionalnya. Sedangkan untuk swasta nasional menggunakan tenaga outsource sebanyak 57.69% dan swasta asing menggunakan sebanyak 85.71%

Praktik outsourcing memiliki beberapa keuntungan yaitu:

• Manajemen SI yang lebih baik, SI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.
• Fleksibiltas untuk meresponse perubahan SI yang cepat, perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
• Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
• Akses pada pakar SI yang lebih baik.
• Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-sourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.
• Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
• Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem SI-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
• Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja SI.

Bagaimana dengan sistem insourcing? Seperti dijelaskan dalam bab sebelumnya penerapan sistem insourcing juga mengalami peningkatan. Ada beberapa Keuntungan Insourcing adalah :

1. High Degree Of Control.
2. Memiliki kamampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses.
3. Lebih ekonomis dalam hal ruanglingkup dan ukuran.

Penggunaan sistem outsourcing juga menunjukkan kekurangan yaitu:

a. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna.

b. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.

c. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

d. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

e. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

f. Perubahan dalam gaya manajemen.

g. Proses seleksi kerja yang berbeda.

h. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

Kekurangan daripada Insourcing adalah :

1. Mengurangi fleksibilitas strategi.
2. Membutuhkan investasi yang tinggi.
3. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.

Untuk mengetahui indikator keberhasilan sistem outsourcing dilakukan pengambilan data dimana responden melihat indikator keberhasilan terbesar (25%) dalam penerapan outsourcing adalah pihak yang terlibat harus bertanggungjawab, mendukung, dan berkomitmen untuk melaksanakan outsourcing. Sedangkan 23.81% menyatakan bahwa keberhasilan dilihat dari detail aturan main outsourcing didefinisikan dalam kontrak kerja. Untuk kejelasan ruang lingkup proses outsourcing yang ingin dilakukan menjadi faktor keberhasilan yang dipilih oleh 17.86%. Update perjanjian antar pengguna dan penyedia tenaga outsource (13.10%), ada atau tidaknya prosedur formal dalam tender calon perusahaan outsourcing (10.71%) dan jangka waktu penyelenggaraan outsourcing (9.52%).

Berikut ditunjukkan faktor keberhasilan proses outsourcing

Inti dari faktor-faktor tersebut diatas adalah harus adanya kerjasama dan komitmen yang jelas antara kedua belah pihak agar outsourcing dapat berjalan sebagaimana harapan yang keseluruhan perjanjian kerjasama tersebut dinyatakan secara jelas dan terperinci di dalam kontrak outsourcing.

Dari 73% perusahaan yang menggunakan tenaga outsource, kepuasan perusahaan terhadap tenaga outsource dinilai dari pengertian tenaga outsource terhadap
bidang pekerjaan yang dilakukan yaitu sebesar (87%), kinerja tenaga outsource (68%), semangat kerja (66%), disiplin kerja (61%). Sedangkan untuk loyalitas tenaga outsource (55%) diragukan oleh perusahaan, seperti terlihat pada gambar 8.

KESIMPULAN

Dengan melihat alasan menggunakan outsourcing, faktor-faktor pemilihan perusahaan penyedia jasa outsourcing, serta kepuasan perusahaan terhadap tenaga outsource, sebanyak 68.2% menyatakan bahwa penggunaan tenaga outsource dinilai efektif dan akan terus menggunakan outsourcing dalam kegiatan operasionalnya.  Untuk dapat lebih efektif disarankan adanya:

a. Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource (Service Level Agreement) akan kerjasama, perubahan atau permasalahan yang terjadi.

b. Tenaga outsource telah di training terlebih dahulu agar memiliki kemampuan/ketrampilan.

c. Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun tenaga kerja yang ditulis secara detail dan mengingformasikan apa yang menjadi hak-haknya.
Sedangkan yang menyebabkan outsourcing menjadi tidak efektif adalah karena kurangnya knowledge, skill dan attitude (K.S.A) dari tenaga outsource.

DAFTAR PUSTAKA

http://junaidi-huang.blogspot.com/2010/04/definisi-outsourcing.html

http://ferry1002.blog.binusian.org

Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Lampiran :

1. http://www.bloggaul.com/aries04_boy/readblog/97047/nasib-outsourcing-pln

Pemerintah dan serikat buruh harus saling menguntungkan.

2. http://www.theoutsourceblog.com/2010/05/buruh-minta-sistem-outsourcing-dihapus/

butuh kerja sama yang saling menguntungkan antara pemerintah dan serikat buruh. jangan sampai dengan penghapusan outsourcing malah membuat pengangguran makin banyak….

3. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usah.

Setuju dgn konsep IT outsouce utk UKM

4. http://junaidi-huang.blogspot.com/2010/04/definisi-outsourcing.html

Penjelasan yg cukup luas, sehingga konsep ttg outsourcing lebih dimengerti

Terima kasih.

5. http://anggar-tochange.blogspot.com/2010/04/di-masa-krisis-ini-mencari-pekerjaan.html

(klo tenaga kerja outsourcing-nya qualified mnrt saya tdk ada mslh dgn sistem outsource. namun pemerintah jg harus berpihak bagaimana sustainability tenaga kerja-nya di masa mendatang…

6. http://fsp2ki.blog.com/2009/07/03/sistem-kontrak-dan-outsourcing

(mnrt saya butuh kesamaan visi antara pekerja outsource dgn pekerja tetap sehingga permasalahan UU No 13 thn 20003 ini benar-benar menguntungkan bagi semua pekerja…

7. http://ecaminc.com/index.php/blog/59-generalblog/200-2010-06-01

thx for sharing knowledge especially about outsourcing
this article give another insight..

8. http://ferry1002.blog.binusian.org

artikel yg ckp komprehensif.
saya lbh setuju insourcing daripada outsourcing

9. http://blog.unsri.ac.id/revolusi_Jalanan/Isu-Perburuhan/OUTSOURCING-SEBUAH-PENGINGKARAN-KAPITALISME-TERHADAP-HAK-HAK-BURUH

artikel yg ckp kritis. namun perlu ada pertimbangan lain bhw outsoucing jg punya sisi positif terutama efisiensi cost maupun labor.

10. http://www.aiosolutions.com/IT-Blog/2010/04/20/to-patch-or-not-to-patch

this one that i’m searching.
i agree with your opinion.

11. http://blog.analisisinsure.com

dalam pemikiran saya, tidak salah sistem outsourcing jika sistem kontrak jelas dan tdk merugikan pekerja.

12. http://www.blog.mybcshop.com/2009/12/hak-hak-karyawan-kontrak-dan-outsourcing

Acara yg bgs (sekalipun telat bngt tau informasi ini)..
Ini langkah yg bgs sehingga ada kejelasan bagi tenaga outsourcing..

13. http://sitidewi.blogdetik.com/2010/04/24/outsourcing-momok-bagi-buruh-seluruh-dunia

sekarang sudah ada tindakan yg sedikit lebih jelas dari pemerintah utk menangani isu outsourcing.

14. http://aliansi.blog.friendster.com/2008/09/melihat-praktek-nyata-sistem-kerja-kontrak-outsourcing-di-kawasan-industri

salam kenal..
Yg menjadi pertanyaan buat saya adlh bagaimana mengurangi pengangguran jika sistem yg ada (tanpa outsourcing) tdk mampu menyerap tenaga kerja??
terima kasih.

15. http://www.chinalawblog.com

is tips well done in China???

How come to be succesfull

Thx

16. http://outso-yes.blogspot.com/2008/12/haruskah-outsourcing.html

Mkg krn mmg tenaga kerja Indonesia kurang profesional dibandingkan dgn negara lain. bayangkan klo indonesia ngirim TKI = pembantu RT tapi negara lain spt Filipina ngirim TK = perawat, dokter. Pasti berbeda!!
hehehe

17. http://pimpimarda.blog.com/2010/01/16/kapan-perusahaan-melakukan-it-outsourcing

ternyata mekanisme utk outsourcing terutama IT butuh proses.
makasi atas info-nya.

18. http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data

saya setuju dgn IT outsourcing,, klo masalah2 umum yg dikemukakan dlm tulisan ini dpt dicarikan solusinya..

19. http://outsourcingjababeka.blogspot.com/2010/07/outsourcing-indonesia.html

info yg menarik.. mau nanya apakah outsourcing-nya ini tersedia di daerah jg??

20. http://artikel-outsourcing.blogspot.com/2010/02/offshore-outsourcing.html

hi..
Good one explanation
can u give me companies using software R&D outsourcing. thx before

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs